كلیه امور اجرایی هیأت اجرایی جذب از قبیل اعلام فراخوان عمومی جذب، دریافت تقاضای همكاری، تشكیل پرونده، پاسخگویی به متقاضیان و... توسط دبیرخانه هیأت اجرایی جذب انجام می شود. مسئول دبیرخانه را رئیس هیأت اجرایی جذب تعیین نموده و وی و کارکنان دبیرخانه زیر نظر دبیر هیأت اجرایی جذب فعالیت می‌نمایند.
وظایف و اختیارات هیأت اجرائی جذب
- شناسایی و تعیین نیازهای جذب اعضای هیأت علمی در گروههای آموزشی و پژوهشی
- انجام فراخوان عمومی برای جذب اعضای هیأت علمی دانشگاه
- تصمیم‌گیری در خصوص نحوه و چگونگی استخدام اعضای هیأت علمی اعم از قراردادی، پیمانی، رسمی-آزمایشی، رسمی-قطعی، هیأت علمی طرح سربازی، مأموریت و انتقال اعضای هیأت علمی در چارچوب آیین‌نامه‌ها و مقررات مربوطه
- اعلام نظر درخصوص جذب اعضای هیأت علمی متقاضی استخدام در دانشگاه و متقاضیان راتبه تحصیلی از لحاظ تواناییهای علمی و صلاحیت عمومی
- نظارت بر حسن اجرای قوانین و مقررات مربوط به استخدام اعضای هیأت علمی
- ارائه گزارشات مستمر سالیانه حسب مورد به هیأت مركزی جذب اعضای هیأت علمی وزارت علوم
- برگزاری جلسات هیات اجرایی جذب اعضای هیات علمی دانشگاه
- اجرای مصوبات هیات اجرایی جذب دانشگاه
- انجام مکاتبات با مرکز جذب و نظارت ( وزارت علوم، تحقیقات و فناوری)
- پاسخگویی به متقاضیان و معترضین نتایج جذب هیأت علمی
- انجام امور اجرائی مربوط به فراخوان جذب اعضای هیأت علمی که دو بار در سال و در ماه‌های شهریور و بهمن از طریق وب سایت وزارت علوم به صورت متمرکز انجام میشود که شامل موارد زیر میباشد :
* دریافت و جمع‌آوری درخواست متقاضیان جذب دانشگاه زنجان از طریق سامانه وزارت علوم
* بررسی اولیه پرونده متقاضیان با نظر هیأت اجرایی جذب
* تشکیل و تکمیل پرونده برای متقاضیان دارای شرایط اولیه و ارسال به کارگروه های بررسی تواناییهای علمی و صلاحیت عمومی
* دریافت نتیجه بررسی صلاحیت عمومی و علمی دردانشگاه
* اتخاذ تصمیم در هیأت اجرایی جذب دانشگاه
* ارسال خلاصه پرونده متقاضیانی که در هیأت اجرایی جذب دانشگاه مورد تأیید قرار گرفته به دبیرخانه هیأت مرکزی جذب وزارت علوم
* اتخاذ تصمیم نهایی توسط هیأت مرکزی جذب وزارت علوم
* اعلام نتیجه نهایی توسط دانشگاه به متقاضی